9 consejos para minimizar el impacto durante una pandemia

Es imposible predecir el grado en que su negocio se verá afectado por el coronavirus. Pero querrá actuar con rapidez y decisión sobre los problemas que enfrenta hoy y prepararse para el potencial de una mayor interrupción en su camino. Este artículo establece una lista de verificación de preguntas clave que debe hacer para prepararse.

Mi cliente enfrentaba un serio desafío y necesitaba una solución inmediata. Cientos de empleados que trabajan en un almacén se negaron a manejar productos fabricados, empacados y enviados desde China, por preocupación por contraer el nuevo coronavirus (COVID-19).

No parece importar que los expertos médicos hayan dicho que la probabilidad de contraer COVID-19 de cajas de cartón que han sido enviadas desde China es escasa. Influidos por la información errónea que circula por Internet y las redes sociales, los trabajadores del almacén estaban ansiosos y la compañía necesitaba calmar sus temores.

Inmediatamente subrayé la importancia de comunicarse claramente con los empleados para que entendieran exactamente cómo se pueden transmitir los virus. Y luego le dije al cliente que vistiera a cada empleado con guantes médicos.

Ahora, sé lo que estás pensando. Si no puede atrapar COVID-19 de una caja, entonces ¿por qué tomarse la molestia y los gastos para dar guantes a todos? Ante una crisis, cuando el pánico está a la orden del día, a veces es mejor darles a las personas algún tipo de consuelo que ningún consuelo. En este caso, las personas estaban tan preocupadas que ya no podían escuchar los datos científicos sobre el virus. Los guantes eran una forma efectiva de crear seguridad y calmar los temores y la ansiedad.

Este es un ejemplo perfecto del tipo de desafíos que enfrentan los empleadores a medida que el coronavirus se acerca a convertirse en una pandemia. Es la historia principal en todo el mundo y amenaza con impactarnos de muchas maneras. 

Los colaboradores son particularmente vulnerables al pánico y la información errónea que puede acompañar a una crisis de salud pública. Afortunadamente, también están en una posición única para ser un antídoto para ese pánico y desinformación. Los trabajadores pasan al menos el mismo tiempo, si no más, con sus empleadores y compañeros de trabajo. Eso significa que muchas personas buscarán información y apoyo a sus líderes organizacionales a medida que se desarrollen los eventos.

¿Qué tan preparados están los líderes para desempeñar este papel? Recientemente, dirigí un seminario web para clientes que buscan asesoramiento sobre cómo abordar las consecuencias médicas, económicas y sociológicas del brote de COVID-19 dentro y fuera de China. Normalmente, tenemos entre 70 y 80 empresas que marcan para una serie regular de seminarios web de RR. HH. Para nuestro webcast en COVID-19, atrajimos a más de 180, o duplicamos nuestra audiencia normal. Esa es una evidencia bastante clara de que las organizaciones de todas las formas y tamaños no están seguras de lo que necesitan hacer, y quieren escuchar lo que otras compañías están haciendo.

El hecho es que COVID-19 ya está afectando todos los aspectos del negocio, desde las personas hasta las cadenas de suministro y los ingresos. Algunas de las compañías más grandes del mundo, incluidas Google, Twitter, Amazon, Apple, LG y Ericsson, han suspendido los viajes de negocios, ampliado las opciones de trabajo desde el hogar y cerrado algunas oficinas en los países más afectados por el virus. Nike cerró tanto su oficina central en Oregon como su sede europea en Amsterdam por lo que denominó «una limpieza profunda». Un colaborador de Nike en Amsterdam, de hecho, dio positivo por COVID-19.

Para otras empresas, el brote ha significado un cese o una reducción precipitada en las operaciones comerciales. 

La aerolínea israelí El Al anunció que despedía a más de 1,000 trabajadores, ya que se vio obligada a suspender las rutas a algunos de sus destinos más populares como Italia, que ha sido duramente afectada por el virus. Los funcionarios laborales en Filipinas creen que más de 7,000 trabajadores en las industrias del turismo y la hospitalidad podrían estar sin trabajo debido a una disminución en los visitantes. 

Es imposible predecir en qué medida su negocio se verá afectado por COVID-19. Pero querrá actuar con rapidez y decisión sobre los problemas que enfrenta hoy y prepararse para el potencial de una mayor interrupción en su camino.

Los desafíos creados por COVID-19 se dividen en dos categorías: los obvios que debe enfrentar hoy y los desafíos futuros para los que debe comenzar a prepararse.

Dependiendo del tamaño de su organización, es posible que ya haya lidiado con problemas como las exclusiones obligatorias del trabajo y la modificación de su política de viaje. Del mismo modo, las políticas sobre la celebración o asistencia a reuniones y conferencias importantes ya se han visto afectadas. 

Las estrategias proactivas pueden incluir la circulación de información sobre cómo los colaboradores pueden protegerse de contraer el virus y proporcionar suministros de desinfección de manos. 

Sin embargo, eso es lo que está al alcance de la mano en esta crisis. Hay problemas más grandes y sistémicos que requerirán que haga una planificación anticipada concertada para lo que sin duda vendrá. La siguiente es una lista de verificación que puede usar para evaluar el nivel de preparación de su organización. De ninguna manera es exhaustivo, pero cubre muchas de las bases principales.

Lista de verificación de preparación 

1. ¿Cuenta con un equipo para coordinar la respuesta general y comunicarse con los empleados, clientes y proveedores? Este equipo debe tener la tarea de desarrollar rápidamente comunicaciones que mantengan a su personal, sus clientes y sus socios comerciales informados sobre la estrategia, los planes de continuidad del negocio, los protocolos de salud y seguridad y los posibles escenarios que afectan el lugar de trabajo. La mala comunicación interna puede provocar especulación y generar desconfianza y miedo.

2. ¿Ha identificado una fuente confiable de información médica para ayudar a informar a sus empleados y una estrategia de comunicación para mantener a sus empleados informados? Internet está lleno de información errónea, por lo que sería beneficioso para todas las organizaciones decidir a dónde acudirán en busca de la verdad y mantenerse al día con los cambios diarios. Algunas organizaciones tendrán médicos corporativos en quienes confiar. Otros pueden tener que recurrir a la Organización Mundial de la Salud o a los funcionarios nacionales de salud pública. Una vez que tenga acceso a la mejor información, asegúrese de que la información sea fácilmente accesible para los empleados y se actualice regularmente. No haga que todos hagan todo. Designe a una persona que será su única fuente de información.

3. ¿Tiene políticas establecidas para la duración de la cuarentena, la frecuencia de las pruebas y otras prácticas obligatorias de salud y seguridad durante el brote? Necesitará información médica actualizada sobre todas estas prácticas para determinar qué debe implementarse en su organización, si corresponde. Por ejemplo, la mayoría de las organizaciones ya están prescribiendo un período de cuarentena de 14 días para cualquier empleado que haya estado en una región afectada. Algunos han optado por un período de 21 días. Sus asesores médicos lo ayudarán a encontrar la solución correcta. Además, establezca una política clara sobre las circunstancias bajo las cuales continuará con el salario y los beneficios en toda la huella global de su organización.

4. Si tiene operaciones en varios países, ¿conoce los requisitos legales que pueden afectar los despidos, los empleados en cuarentena o la decisión de cerrar una oficina completa? Si hace negocios en los Estados Unidos, puede que no sea tan difícil iniciar un permiso o cambiar radicalmente las prácticas laborales si las operaciones comerciales se han visto afectadas por el brote. Sin embargo, en algunos países europeos, las relaciones con los empleados, los obstáculos legales y políticos son considerablemente mayores y toman más tiempo. Dirija a los líderes senior de recursos humanos en todos los países en los que opera para identificar cualquier problema que pueda impedirle tomar decisiones rápidas sobre medidas adversas en el lugar de trabajo.

5. ¿Existen garantías para mantener un lugar de trabajo seguro? Los empleadores deben proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable. En muchos países, los colaboradores pueden negarse a trabajar en un lugar de trabajo inseguro. Esté preparado para lidiar con las negativas para trabajar en áreas particulares, con ciertos productos, para visitar ciertos lugares o trabajar con ciertas personas. Considere cómo puede minimizar la gran cantidad de personas que se unen en las proximidades, posponer eventos planificados como reuniones del ayuntamiento y posiblemente reorganizar o escalonar el acceso a los comisarios del lugar de trabajo. Asegúrese de que los avisos de aviso se publiquen en el lugar de trabajo, en las intranets de la compañía y se compartan por correo electrónico. Asegúrese de que los desinfectantes para manos estén a la vista. Use instrucciones claras y simples como «Lávese las manos con frecuencia», «Evite tocarse la cara con las manos» y «Quédese en casa si tiene síntomas similares a los de la gripe».

6. ¿Cuenta con protocolos y herramientas para permitir que los empleados trabajen desde casa? Si su empresa fabrica automóviles, no puede enviar a sus empleados de la línea de montaje a casa para trabajar. Pero en otros tipos de empresas, el trabajo remoto será una opción efectiva para ayudar a evitar la propagación del virus. Para hacer esto, necesitará saber si sus empleados tienen las herramientas necesarias para trabajar desde casa. ¿Tienen computadoras y, de ser así, tiene una VPN segura? ¿Tiene acceso a soluciones para permitir que su gente celebre reuniones virtuales? ¿Tiene una solución SaaS que incluye aplicaciones de oficina, correo electrónico y herramientas de colaboración? Si no cuenta con estas herramientas, será necesario desarrollar planes de contingencia.

7. Si el viaje va a estar restringido, ¿tiene un plan de continuidad comercial para garantizar que pueda cubrir todas las actividades comerciales clave? Muchas empresas aún dependen de las ventas en persona y las funciones de soporte. Si no puede enviar a su gente a conocer clientes, o si se niegan a viajar, ¿cómo van a continuar apoyando sus productos o servicios? Al diseñar estrategias, recuerde que sus clientes también buscan formas de conectarse de forma remota. Asegúrese de estar preparado con un plan para mantener relaciones comerciales críticas.

8. ¿Ofreció a sus líderes orientación y apoyo para ayudarlos a calmar la ansiedad y tratar con eficacia cualquier caso de parcialidad o discriminación? Desafortunadamente, con la incertidumbre y la perturbación viene una variedad de consecuencias desagradables como prejuicios, discriminación e incluso violencia. Historias de todo el mundo confirman que las personas de ascendencia asiática están siendo tratadas injustamente porque COVID-19 se originó en China. Un virus no conoce fronteras ni nacionalidades y es importante que sus líderes estén preparados con mensajes que enfaticen la necesidad de evitar la persecución de cualquier persona de cualquier grupo. Sus líderes de primera línea serán particularmente importantes y deberán entregar un mensaje coherente y positivo. Recuerde, la ansiedad que siente su gente puede manifestarse como chismes o comentarios sociales en línea. Estar atentos.

9. ¿Tiene información de contacto personal completa para todos sus empleados? Puede parecer una pregunta bastante simple, pero se sorprendería de cuántas organizaciones no tienen información de contacto adecuada para sus empleados. El brote de COVID-19 plantea una amenaza que requiere que todos los empleadores recopilen la mayor cantidad de información básica posible sobre sus empleados y puedan contactarlos rápidamente cuando no están en el lugar de trabajo. Esto lo ayudará a mantenerse en contacto con los empleados si no pueden o no ingresarán al lugar de trabajo o si ha establecido un plan de trabajo remoto para ellos.

En el campo de la gestión de crisis, a menudo se dice que si espera hasta que surja un problema para solucionarlo, habrá esperado demasiado. Repase la lista de verificación y si encuentra que su respuesta a alguna de las preguntas es «no», póngase a trabajar y elabore los planes para ayudarlo a lidiar con el brote. 

Sobre el Autor

Alan Wild es un reconocido experto mundial en Relaciones Globales con los Empleados. Trabaja para la Asociación de Políticas de Recursos Humanos con sede en Washington como Director de Asuntos Globales , una organización de membresía de más de 350 CHRO en las principales empresas del mundo. Realiza negocios de consultoría a través de Aritake-Wild LLC y es consultor ejecutivo de Lee Hecht Harrison (LHH). Alan es miembro de la Escuela de Relaciones Laborales de la Universidad de Rutgers.