Lo Bueno, lo Malo y lo Incómodo: Consejos para mejorar las Video Conferencias

Sharon Patterson, EVP and CHRO, LHH

Pre-pandemia, trabajar desde casa todavía estaba lleno de ideas falsas y dudas. A menudo significaba que corrías el riesgo de estar no solo fuera de vista, sino quizás fuera de la mente de los gerentes y compañeros de trabajo. Con las videoconferencias, trabajar desde casa ahora significa que estás disponible “en persona” en cualquier lugar. 

A raíz de la crisis de la COVID-19, las organizaciones han tenido la repentina necesidad de evitar que un gran número de personas se reúnan en los lugares de trabajo, obligando a muchas compañías, que se aferraron ferozmente al espacio físico de la oficina, a implementar rápidamente un modelo de trabajo totalmente remoto, de la noche a la mañana. Antes de la pandemia, solo el 3.6% de la fuerza laboral de los EE. UU. trabajaba remotamente la mitad del tiempo o más. Ahora, el 58% de los trabajadores lo hacen de forma remota, lo que obliga a las empresas a desafiar su pensamiento previo sobre las prácticas del trabajo desde casa.

Quienes pueden trabajar desde casa han tenido que aprender un léxico completamente nuevo, una nueva tecnología y nuevas habilidades de comunicación por video. Términos como Zoom, Skype, Teams y Meet se han convertido en parte de nuestras conversaciones diarias de negocio como sustantivos y verbos.

Un informe reciente del Instituto Brookings señaló que esta no es la primera vez que los empleadores se ven obligados a adoptar un modelo de trabajo remoto para mantener el funcionamiento de las operaciones de su negocio. El informe destaca eventos como los ataques terroristas del 9/11 y cuántas organizaciones experimentaron con el teletrabajo a gran escala hasta que quedó claro que la amenaza había sido aliviada. Incluso si no fue un cambio permanente, muchas organizaciones se dieron cuenta de que necesitaban tener protocolos de trabajo desde casa como parte de los planes de continuidad del negocio.

La historia del teletrabajo, de hecho, se extiende décadas atrás. A principios de la década de 1970, un enfoque en el aire limpio, junto con el embargo de petróleo y el estancamiento de los viajeros, hizo que el teletrabajo fuera el centro de atención. Pero la implementación falló.

Ahora, con tecnología cada vez más sofisticada, la capacidad de trabajar desde casa ha evolucionado dramáticamente. La videoconferencia se ha convertido en una herramienta fundamental que ha permitido a las organizaciones realizar una transición sin problemas a lugares de trabajo totalmente remotos, evitando la pérdida de productividad y protegiendo la salud de los empleados, mientras que ayudan a los empleados a mantener y construir relaciones.

Con las consecuencias de la pandemia que permanecerán por meses, incluso años, hay un énfasis aún mayor en construir una infraestructura de trabajo remoto permanente que pueda implicar el abandono de costosas propiedades inmobiliarias corporativas. Si trabajar desde casa es el futuro del trabajo para muchas personas, entonces deberíamos comenzar a poner ojo crítico hacia las herramientas de conectividad y productividad, como las videoconferencias, que se convertirán cada vez más parte de nuestra vida laboral. Especialmente ahora, cuando muchas organizaciones se preguntan si podrán lograr que sus empleados regresen a la oficina.

La revolución de la videoconferencia presenta grandes oportunidades, pero también algunos desafíos importantes. Veamos lo bueno, lo malo y lo incómodo:

Lo Bueno

La videoconferencia puede ayudar a aliviar la sensación de que estamos aislados de nuestras organizaciones mientras trabajamos en casa. Para aquellos que prosperan en el entorno estructurado de una oficina y obtienen energía y se recargan mediante interacciones sociales cara a cara, había una sensación comprensible de pérdida. La videoconferencia proporciona el contacto necesario con los compañeros de trabajo.

Cada vez más, vemos que la videoconferencia puede ser tan productiva, o incluso más productiva, que las reuniones en persona. No más búsquedas de marcadores de pizarra o papeles para las presentaciones, no más pérdida de tiempo configurando proyectores o monitores, sin doble reserva de salas de conferencias. Incluso con sus errores y fallas bien documentadas, la videoconferencia permite compartir documentos o el escritorio de la computadora sin problemas, y permite a los miembros trabajar en colaboración en un proyecto en tiempo real.

Muchas personas que trabajan desde casa reportan menos distracciones que en la oficina y una mayor productividad. De hecho, una encuesta realizada por Flexjobs encontró que solo el 7% de los trabajadores dicen que son más productivos en una oficina. La clave es encontrar un espacio dedicado al trabajo que sea silencioso y sin interrupciones.

Ahora, los gerentes están cambiando la forma en que miden la productividad de los empleados, observando la “producción” o lo que se produce en comparación con la cantidad de tiempo que pasan en una oficina.

Lo Malo

Deberíamos preocuparnos de que, como un juguete brillante y de nueva tecnología, las video conferencias puedan ser utilizadas en exceso para conversaciones o interacciones que pueden no requerir una interacción por video. Si se programan demasiadas de estas reuniones, o si muchas personas que no necesitan estar en línea se ven involucradas en una videoconferencia, tiene el potencial de enlentecer o incluso erosionar la productividad.

Las videollamadas también requieren que las personas que estaban acostumbradas a las llamadas de conferencia telefónica adopten nuevos hábitos. En los viejos días de las llamadas de conferencia, no era inusual que la mayoría de nosotros siguiéramos escribiendo correos electrónicos, mirando videos en nuestras computadoras o incluso comiendo. Con una conexión de video, muchas de esas cosas pueden convertirse en distracciones significativas y una fuente de frustración.

Lo Incómodo

Como podemos observar por la cantidad de parodias cómicas de la revolución de la videoconferencia, todavía estamos aprendiendo la etiqueta adecuada para las videollamadas. Hay historias de personas que se hurgan las narices, llevan sus computadoras portátiles al baño, se arreglan mal o se visten con atuendos poco óptimos en todas partes.

En algunos casos, el problema surge de aparecer en lugares inapropiados dentro del hogar. Los espacios desordenados no transmiten necesariamente el mensaje apropiado a los gerentes o compañeros de trabajo. Los montones de ropa lavada sin doblar, las cajas de comida para llevar de la noche anterior o su Xbox no deberían convertirse en el telón de fondo para una videollamada orientada a los negocios.

Claramente, todavía nos estamos acostumbrando a la idea de que una videollamada puede, de muchas maneras, revelar nuestro verdadero ser. Al menos, el verdadero ser que somos estando en casa.

Existen algunas cosas simples que todos podemos hacer para garantizar que tengamos videollamadas productivas:

Consejos para colaboradores:

◇ Enciende tu video cámara. Permite que las personas te vean durante la reunión. Esto ayuda a que todos permanezcan enfocados en la reunión. 

◇ Encuentra un lugar silencioso para conectarte y cierra las pestañas y aplicaciones que podrían distraerte. Es muy importante reducir las distracciones. 

◇ Intenta no ser muy informal. Por ejemplo, evita comer mientras estás en la cámara. Una taza de café o agua es aceptable, pero comer un sándwich es una distracción innecesaria.

◇ Prueba varias veces la configuración de tu videoconferencia, incluyendo tu micrófono y cámara (incluso el ángulo de la misma), para que puedas conectarte a tus reuniones a tiempo

◇ Considera utilizar audífonos que aíslan el ruido con micrófono incluido. Éstos cortan el ruido colateral de tu oficina en casa y crean una mejor experiencia para todos en la reunión.  

Consejos para gerentes

◇ El primer consejo para los gerentes es el mismo que para los colaboradores: asegúrese de que todos en su equipo tengan su cámara encendida. Dejando a un lado la vanidad, hay mucho que ganar al poder ver a su equipo durante una reunión. Podrá captar señales visuales no verbales, como expresiones faciales, que transmiten información importante. 

◇ Asegúrese de tener el control total de la agenda y el propósito de la reunión. Si no tiene el enfoque y la claridad acerca de por qué ha reunido a todos, puede encontrar personas que se desvíen hacia otras actividades laborales o no laborales. Recuerde, están mirando la pantalla de una computadora que podría tener múltiples ventanas abiertas. 

◇ Tómese un tiempo para permitir que las personas se conecten e interactúen de manera personal. Una reunión de trabajo no es un cóctel, por lo que debe controlar la cantidad de socialización. Pero recuerde también que para mucha de su gente, esta podría ser la única fuente importante de contacto con el mundo exterior.

◇ Considere programar las videollamadas individuales con miembros del equipo para fortalecer las relaciones. En los días previos a la pandemia, las reuniones individuales a menudo se programan y luego se cancelan a medida que otros eventos las superan. Asista a sus citas para conectarse con cada miembro de su equipo y úsela como una oportunidad para asesorar.

La pandemia ha cambiado el mundo del trabajo de muchas maneras profundas. Y algunos de estos cambios pueden ser permanentes. Hasta que sepamos cuándo volveremos todos a un entorno de oficina, nos beneficia abrazar el nuevo entorno y convertirnos en expertos en el arte de la comunicación por video.